会社での業務の一つに電話対応があります。
コミュニケーションが苦手なことと関連して、電話対応に苦手意識を持つ人も多いかもしれません。
今日は電話をかけるときの対応を見ていきます。
電話をかける以前に、かけるタイミングは重要です。
タイミングの悪い電話が続くと相手も良い印象は持ちません。
相手の都合の良い時間が事前にわかる場合はその時間にかけます。
都合の良い時間がわからない場合は相手の
・休日
・休憩中の時間
・勤務時間外の時間
に電話することは避けましょう。
そのほか、
・会議中であろう時間
・接客中であろう時間
・席をはずしてあろう時間
などわかる場合はその時間も避けます。
さて、相手のタイミングを考慮した上で電話してみたあなた。
しかし当然相手が電話に出ない可能性もあり得るわけです。
その場合、すぐに留守電になるときもあればいつまでもコールしか鳴らないこともあります。
相手が出ないからといっていつまでも電話を鳴らし続けるのはいけません。
もしかしたら相手は電話が鳴っていることは知っているけど電話に出れない状況かもしれないのです。
相手が出ないからといつまでもいつまでも電話を鳴らし続けるのはしつこいですしストーカーみたいで怖いです。
相手が出ず、留守電にもならない、電話も切れない場合は、
コールが５回以上の鳴ったら自分から切ることも考えましょう。
１０コールになったらもう切ってもいいでしょう。
電話を取ってもらえば場合は自分の名前と決まり文句を言いましょう。
一番簡潔なのが、
「○○(会社名)の○○(自分の名前)と申します。
今お時間よろしいでしょうか？」
電話に出ても相手が忙しい場合を気遣って言葉を添えましょう。
もう少し丁寧にすると
「お世話になっております。○○(会社名)の○○(自分の名前)と申します。今お時間よろしいでしょうか？」
さらに丁寧にすると、
「お世話になっております。○○(会社名)の○○(自分の名前)と申します。
○○(相手の名前)様でお間違いなかったでしょうか？
(間違いなかったら)○○の件(できるだけ一言で)についてお電話しました。
今お時間よろしいでしょうか？」
何かを伝えるだけの要件ならできるだけ簡潔に。
相手の判断を仰ぐような相談なら丁寧に名乗ります。
「今お時間よろしいでしょうか？」と前置きはあるものの、
電話は手短に済むに越したことはありません。
ダラダラとならないように要点を整理して伝えましょう。
最後は「失礼します」で電話を切ります。
基本的には、電話はかけた方が先に切ります。
ですのでこの場合、かけたあなたから電話を切っていいのですが、
目上のほうが先に電話を切るという暗黙のルールもあります。
自分がかけたものの、相手のほうが目上だったりお客様の場合は
３秒程度待ってから電話を切るといいでしょう。
