仕事をしていると、かかってきた電話をとることがあります。
仕事には、１人に１つずつ電話がある仕事場と、
１つの電話をみんなで使う仕事場があります。
１つの電話をみんなで使う場合、
電話が鳴ったら近くの人が出ようとします。
だから自分が電話の近くにいるときに、電話が鳴ったら、電話をとります。
誰かが忙しそうにしていたら、
自分が少し電話から離れていても電話をとるように心がけています。
そうすると、忙しい人は助かるからです。
逆に自分が忙しいときは、電話を誰かがかわりにとってくれることもあります。
上司と部下、先輩と後輩など、その場に目上の人と目下の人がいるとき、電話は目下の人がとることが多いです。
「仕事に集中して大丈夫です。電話対応は私がしますよ」
という親切な心や相手への敬意を口ではなく行動で表しているわけです。
けれど、やはり電話は近くの人やバタバタしていない人がとるほうが効率がいい。
だから目上の人が電話をとってくれることも少なくありません。
電話を誰かがとろうと、電話の所へ向かったら、
自分も少し腰を浮かせて電話をとろうという姿勢は行動で見せます。
すると、謙虚さや親切な心を相手に伝えることができます。
電話をとったら会社と自分の名前を名乗ります。
ほとんどの場合、相手がどこにかけているか自覚しているでしょうが、自分から名乗った方が親切ですし、相手側も確認がとれて便利です。
会社名だけでいいのか、部署まで言うのか。
そのあたりは会社によって異なります。
同じ会社の人や先輩や上司に聞くと、どのように名乗ればいいかは教えてくれます。
電話に出ると、自分に関係する要件の場合もありますが、他の人の要件の場合もあります。
他の人宛ての電話の時は、「少々お待ち下さい」などと言ってからその人に代わります。
代わるときは、保留を押して周囲の雑音が相手に入らないようにするといいです。
電話を受けて、他の人の要件で、その人がその場にいないときがあります。
担当の人がいないときは、必要があれば伝言を聞いておきます。
しかし伝言がない場合もあります。
「あとでかけ直します」と相手が言ってくれる場合があります。
そのときは、
相手がかけ直してくれる場合でも、電話があった事実を担当の人に伝えておくと担当の人は心の準備ができて助かります。
電話を受けながら、メモをとることがあります。
メモは全部を書いていては追いつかないことがあります。
なのでメモな要点を押さえて効率良く書きます。
要点とはどんなところでしょう？
例えば数字に関することはメモしておきます。
相手が電話番号を言ったとします。
「電話番号は0123-45-678です」といった感じです。
このとき、「電話番号は・・・」というところを書いていても時間の無駄です。
このときは「0123-・・・」と数字を先に書いてしまいます。
電話番号、日時、金額。
相手の会社や名前、担当の人。
このあたりを優先的にメモすると、便利です。
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